Algemene voorwaarden
1. OVER SMART ASSISTS & DE SAMENWERKING
​
1.1 Smart Assists ondersteunt ondernemers op administratief, organisatorisch, visueel en digitaal vlak. Denk aan e-mailbeheer, facturatie, design, fotografie en persoonlijke assistentie.
1.2 Door akkoord te gaan met een offerte of opdrachtbevestiging, verklaart de opdrachtgever zich akkoord met deze algemene voorwaarden.
1.3 Afwijkingen op deze voorwaarden zijn slechts geldig indien schriftelijk overeengekomen.
1.4 Deze voorwaarden zijn tevens van toepassing op vervolgopdrachten en aanvullende diensten.
2. WERKWIJZE & AFSPRAKEN
​
2.1 Smart Assists werkt als zelfstandig dienstverlener. Er is geen sprake van een arbeidsovereenkomst.
2.2 Diensten worden geleverd op afstand, digitaal of op locatie, afhankelijk van de aard van de opdracht.
2.3 De opdrachtgever zorgt voor tijdige en juiste input, informatie en toegangen tot benodigde systemen.
2.4 Smart Assists verricht de werkzaamheden met zorg, professionaliteit en creativiteit, maar geeft geen garantie op een specifiek eindresultaat.
2.5 Smart Assists is gerechtigd derden in te schakelen voor uitvoering van werkzaamheden, onder eigen supervisie.
3. TARIEVEN & FACTURATIE
​
3.1 Alle tarieven zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
3.2 Diensten worden geleverd op basis van een uurtarief, projectprijs of abonnementsvorm, zoals overeengekomen.
3.3 Extra kosten (zoals software, reiskosten of licenties) worden vooraf met de opdrachtgever afgestemd.
3.4 Facturen worden digitaal verstuurd en dienen binnen 14 dagen na factuurdatum te worden voldaan.
3.5 Bij uitblijvende betaling behoudt Smart Assists zich het recht voor om werkzaamheden op te schorten. Bij herhaalde wanbetaling kunnen wettelijke rente en incassokosten in rekening worden gebracht.
3.6 Bij langdurige samenwerkingen en abonnementsvormen geldt een opzegtermijn van één maand, tenzij schriftelijk anders overeengekomen (zie ook artikel 4.3).
4. ANNULERING & BEËINDIGING
​
4.1 Annulering van de opdracht dient schriftelijk te geschieden. Verricht werk tot het moment van annulering wordt gefactureerd.
4.2 Smart Assists behoudt zich het recht voor de samenwerking te beëindigen bij wanbetaling, overmacht of bij wederzijds gebrek aan vertrouwen.
5. AANSPRAKELIJKHEID
​
5.1 Smart Assists is niet aansprakelijk voor indirecte schade zoals winstderving, reputatieschade of gevolgschade.
5.2 De aansprakelijkheid van Smart Assists is in alle gevallen beperkt tot het factuurbedrag van de laatste drie maanden of, indien van toepassing, het bedrag dat de aansprakelijkheidsverzekering dekt.
5.3 De opdrachtgever is verantwoordelijk voor juiste en tijdige aanlevering van gegevens. Fouten of vertragingen voortvloeiend uit onjuiste input vallen buiten de verantwoordelijkheid van Smart Assists.
5.4 De opdrachtgever vrijwaart Smart Assists voor aanspraken van derden, tenzij sprake is van opzet of grove nalatigheid.
6. VERTROUWELIJKHEID & GEHEIMHOUDING
​
6.1 Alle informatie die Smart Assists ontvangt, zoals bedrijfsgegevens, klantdata, wachtwoorden, ontwerpen en strategieën, wordt strikt vertrouwelijk behandeld.
6.2 Deze informatie wordt uitsluitend gebruikt voor uitvoering van de overeengekomen diensten.
6.3 De geheimhoudingsplicht blijft ook na beëindiging van de samenwerking gelden.
6.4 Zonder schriftelijke toestemming worden geen gegevens gedeeld met derden, tenzij dit wettelijk verplicht is.
6.5 Indien gewenst, kan een afzonderlijke geheimhoudingsovereenkomst (NDA) worden opgesteld.
7. VISUEEL WERK: DESIGN & FOTOGRAFIE
​
7.1 Ontwerpen, foto’s en andere creatieve uitingen blijven het intellectueel eigendom van Smart Assists, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
7.2 Gebruiksrechten worden toegekend zoals afgesproken (privégebruik, online publicatie, commerciële toepassing).
7.3 Hergebruik of bewerking van het werk zonder schriftelijke toestemming is niet toegestaan.
7.4 Publicatie op sociale media is toegestaan mits vermelding van Smart Assists of @smartassists.
7.5 Onrechtmatig gebruik kan leiden tot intrekking van het gebruiksrecht en/of aanvullende kosten.
8. PRIVACY & GEGEVENSVERWERKING
​
8.1 Smart Assists verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
8.2 Gegevens worden beveiligd opgeslagen met passende technische en organisatorische maatregelen, zoals antivirussoftware, wachtwoordbeveiliging en beperkte toegang.
8.3 Gegevens worden niet gedeeld zonder uitdrukkelijke toestemming.
8.4 Smart Assists bewaart gegevens na beëindiging van de samenwerking conform de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar.
9. OVERMACHT
​
9.1 In geval van overmacht (zoals ziekte, stroomstoringen, internetuitval of natuurrampen) is Smart Assists gerechtigd de uitvoering tijdelijk op te schorten of te verplaatsen.
9.2 Indien de overmacht langer dan 30 dagen aanhoudt, zijn beide partijen gerechtigd de samenwerking kosteloos te beëindigen.
10. INTELLECTUEEL EIGENDOM
​
10.1 Alle door Smart Assists geleverde documenten, sjablonen, werkwijzen en systemen blijven eigendom van Smart Assists, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
10.2 Gebruik buiten de overeengekomen context (zoals doorverkoop of overdracht) is niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.
11. TOEPASSELIJK RECHT & GESCHILLEN
​
11.1 Op deze algemene voorwaarden is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
11.2 Eventuele geschillen worden in eerste instantie in onderling overleg opgelost.
11.3 Indien dit niet mogelijk blijkt, wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Smart Assists statutair is gevestigd.
12. B2B- EN B2C-DIENSTEN
​
12.1 Smart Assists levert zowel zakelijke (B2B) als particuliere (B2C) diensten.
12.2 Alle zakelijke opdrachten (zoals administratieve ondersteuning, personal assistance, grafisch ontwerp en zakelijke fotografie) vallen onder het zakelijke karakter van deze algemene voorwaarden.
12.3 Particuliere begeleidingstrajecten, zoals hulp bij verblijfsprocedures, visumaanvragen en integratie in België, vallen onder een aparte dienstverlening gericht op consumenten (B2C).
12.4 Voor B2C-diensten gelden specifieke voorwaarden met betrekking tot privacy, begeleiding en persoonsgegevens, die vóór aanvang van de dienstverlening op verzoek beschikbaar worden gesteld of afzonderlijk worden overeengekomen.
12.5 Wettelijke herroepingsrechten en consumentenbescherming bij koop op afstand zijn enkel van toepassing op B2C-diensten, niet op B2B-opdrachten.
Deze voorwaarden zijn opgesteld in het Nederlands. Bij vertaling is de Nederlandse versie leidend.
Mocht je vragen hebben over onze algemene voorwaarden, mail gerust naar info@smartassists.eu.
Datum laatste wijziging: 1 mei 2025