Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

​

Smart Assists

Bellinghof 2

4561 EP
Hulst

Nederland
 

E-mail: info@smart-assists.com
Website: www.smart-assists.com

KvK-nummer: 77497813

BTW-nummer: NL003253873B98

Smart Assists is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. De verantwoordelijke is te bereiken via bovenstaand e-mailadres.

 

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

​

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die jij zelf actief aan ons verstrekt via bijvoorbeeld het contactformulier, e-mail, intakegesprek of andere vormen van communicatie. Het gaat om de volgende gegevens:

•           Voor- en achternaam

•           E-mailadres

•           Telefoonnummer

•           Bedrijfsnaam

•           Factuurgegevens (zoals adres en btw-nummer)

•           Eventuele overige informatie die je zelf actief deelt

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens (zoals BSN, medische gegevens, geloofsovertuiging, etc.).

 

3. Waarom verwerken wij jouw gegevens?

​

Wij verwerken jouw gegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

•           Om contact met je op te nemen naar aanleiding van je aanvraag of vraag

•           Voor het opstellen en uitvoeren van een overeenkomst van opdracht

•           Voor het leveren van onze administratieve en ondersteunende diensten

•           Voor het versturen van informatie of updates (zoals nieuwsbrieven – alleen als je daarvoor toestemming hebt gegeven)

•           Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de belastingwetgeving

 

4. Op basis van welke grondslagen?

​

Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verwerken wij jouw gegevens alleen op basis van een van de volgende wettelijke grondslagen:

•           Jij hebt ons hiervoor toestemming gegeven

•           Het is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst

•           Wij zijn hiertoe wettelijk verplicht

•           Wij hebben een gerechtvaardigd belang, zoals het verbeteren van onze dienstverlening of klantrelatie

 

5. Hoe verkrijgen wij jouw gegevens?

​

Wij verkrijgen je gegevens rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld:

•           Via het contactformulier op onze website

•           Via e-mail of telefonisch contact

•           Tijdens intakegesprekken of samenwerking

Wij gebruiken jouw gegevens alleen voor het doel waarvoor je ze hebt verstrekt.

 

6. Delen van gegevens met derden

​

Wij delen jouw gegevens alleen met derden wanneer dit strikt noodzakelijk is voor:

•           De uitvoering van onze overeenkomst met jou (bijvoorbeeld boekhouder, clouddienst)

•           Het naleven van wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld de Belastingdienst)

Met alle externe partijen die toegang hebben tot jouw gegevens sluiten wij een verwerkersovereenkomst, waarin afspraken zijn vastgelegd over zorgvuldige omgang en beveiliging van jouw gegevens.

Wij verkopen jouw gegevens nooit aan derden.

 

7. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

​

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. In het algemeen hanteren wij de volgende bewaartermijnen:

•           Factuur- en administratiegegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)

•           Gegevens in communicatie (e-mail, intake): tot maximaal 2 jaar na laatste contact

•           Gegevens uit nieuwsbriefaanmelding: totdat jij je uitschrijft

Gegevens worden veilig verwijderd zodra ze niet meer nodig zijn.

 

8. Hoe beveiligen wij jouw gegevens?

​

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking of wijziging tegen te gaan. Denk aan:

•           Beveiligde verbindingen (SSL)

•           Sterke wachtwoorden en 2-factor-authenticatie

•           Beperkte toegang tot gevoelige informatie

•           Regelmatige updates van systemen en software

 

9. Cookies en tracking

​

Onze website maakt gebruik van functionele en analytische cookies. Deze zorgen ervoor dat de website goed werkt en helpen ons het gebruik ervan te analyseren.

Wij gebruiken Google Analytics met geanonimiseerde IP-adressen.
We hebben een verwerkersovereenkomstmet Google gesloten en delen geen gegevens voor advertentiedoeleinden.

Je kunt je afmelden voor cookies via je browserinstellingen. Ook kun je eerder opgeslagen cookies verwijderen.

 

10. Geautomatiseerde besluitvorming

​

Smart Assists neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerking die (aanzienlijke) gevolgen voor jou kunnen hebben. Denk hierbij aan profilering of automatische selectie zonder menselijke tussenkomst — dit doen wij dus niet.

 

11. Jouw rechten

​

Je hebt op basis van de AVG de volgende rechten:

•           Inzage in de persoonsgegevens die wij van jou hebben

•           Correctie van onjuiste of onvolledige gegevens

•           Verwijdering van jouw gegevens (indien dit wettelijk mogelijk is)

•           Beperking van de verwerking van jouw gegevens

•           Bezwaar tegen verwerking

•           Overdraagbaarheid van jouw gegevens (dataportabiliteit)

Je kunt je verzoek mailen naar info@smart-assists.com. Wij reageren binnen uiterlijk 30 dagen.

Bij twijfel over je identiteit kunnen we vragen om een veilige kopie van je identiteitsbewijs, waarbij je je BSN, foto en MRZ afschermt.

 

12. Klachten

​

Ben je het niet eens met de manier waarop wij met je persoonsgegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de:

Autoriteit Persoonsgegevens
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Natuurlijk hopen wij dat je eerst contact met ons opneemt, zodat we samen een oplossing kunnen vinden.

 

13. Wijzigingen in deze privacyverklaring

​

Smart Assists behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. De meest actuele versie is altijd te vinden op onze website. We raden aan deze verklaring af en toe opnieuw te bekijken, zeker bij belangrijke veranderingen in onze dienstverlening.