Bedrijfsprocessen verbeteren zonder alles ingewikkelder te maken

Bij procesoptimalisatie denken mensen al snel aan grote schema’s, uitgebreide handboeken en consultants die maandenlang een organisatie analyseren.

Dat hoeft helemaal niet.

Veel processen kunnen juist aanzienlijk beter worden door een paar simpele vragen te beantwoorden:

Wat doen we? Wie doet het? Wanneer gebeurt het? En waar leggen we het vast?

Daar begint procesoptimalisatie wat mij betreft.

Veel processen ontstaan vanzelf

In een klein bedrijf weet iedereen meestal precies hoe dingen werken. Een nieuwe aanvraag komt binnen, iemand pakt hem op en vervolgens wordt het geregeld.

Maar wanneer een organisatie groeit, komen er medewerkers, leveranciers, systemen en uitzonderingen bij.

De oorspronkelijke werkwijze blijft bestaan, terwijl de organisatie ondertussen veranderd is. Dat is vaak het moment waarop fouten, dubbel werk en onduidelijkheid ontstaan.

Een goed proces moet vooral duidelijk zijn

Een proces hoeft niet indrukwekkend te klinken.

Sterker nog: hoe eenvoudiger mensen kunnen begrijpen wat ze moeten doen, hoe groter de kans dat het proces daadwerkelijk wordt gevolgd.

Een praktische werkwijze bevat meestal maar een paar onderdelen:

• wat is de start van het proces;

• welke stappen moeten worden uitgevoerd;

• wie is verantwoordelijk;

• waar wordt informatie vastgelegd;

• wanneer is het proces afgerond.

Daarmee voorkom je al een groot deel van de misverstanden.

Digitaliseren is niet hetzelfde als optimaliseren

Een nieuw systeem lost een slecht proces niet automatisch op.

Als niet duidelijk is wie verantwoordelijk is of welke informatie nodig is, verplaats je het probleem simpelweg van papier naar software.

Daarom kijk ik bij procesoptimalisatie eerst naar de werkwijze.

Pas daarna komt de vraag of een CRM-systeem, workflow, automatisering of andere digitale oplossing het proces kan ondersteunen.

Technologie moet werk makkelijker maken. Niet andersom.

Procedures hoeven geen boekwerken te zijn

Een ander veelvoorkomend probleem is dat procedures zo uitgebreid worden dat niemand ze meer gebruikt.

Een procedure is pas waardevol als een medewerker hem erbij kan pakken en binnen korte tijd begrijpt wat hij of zij moet doen.

Daarom geloof ik veel meer in korte, praktische werkinstructies, duidelijke workflows en eenvoudige verantwoordelijkheden.

Professioneel hoeft niet ingewikkeld te betekenen.

Waar begin je?

Begin bij werkzaamheden waar regelmatig vragen over ontstaan. Waar gaat informatie verloren? Waar worden fouten gemaakt? Waar wachten mensen op elkaar? Welke werkzaamheden worden dubbel uitgevoerd?

Daar zitten meestal de grootste kansen.

Smart Assists ondersteunt bedrijven en organisaties bij het analyseren, structureren en verbeteren van processen, workflows en procedures.

Bekijk ook Procesoptimalisatie voor meer informatie over deze dienstverlening.